معرفی اتاق بحران و اصول طراحی و تجهیز آن

اتاق بحران یک مکان امن با تکنولوژی پیشرفته برای گرفتن تصمیمات مهم در شرایط بحرانی است. مرکز عملیات اضطراری (Emergency Operation Center) یا اتاق های بحران فضاهایی مجهز به آخرین فناوری ها هستند و قطب مرکزی یک محیط سازمانی یا دولتی برای مدیریت شرایط بحرانی می باشند. از یک مرکز کنترل عملیات، باید امکان دسترسی به تمام اطلاعات با روشی ساده، سریع و شهودی برای تصمیم گیری های مهم وجود داشته باشد. در شرایط بحرانی، اولین قدم این است که مدیر، اعضای تیم را گرد هم آورد تا شرایط را بررسی کنند و سپس یک برنامه عملیاتی را اجرا نمایند. شرکت دانش بنیان صدرا ایرانیان با تجربه ای درخشان در طراحی اتاق های بحران EOC، تجهیزات کاملی را به شما ارائه می دهد.

تجهیز اتاق بحران

تجهیزات اتاق بحران همانند اتاق جلسات نیست و نیازهای آن متفاوت است. از آنجایی که این اتاق ها برای حل موقعیت های ناگهانی، مشکلات دشوار و خاص استفاده می شوند و هدف آنها این است که کاربران بتوانند به سرعت، ایمن و کارآمد تصمیم بگیرند، پس باید در تجهیز مرکز کنترل عملیات وسواس به خرج داد و از بهترین و پیشرفته ترین فناوری استفاده کرد. جهت دریافت مشاوره در زمینه تجهیزات اتاق بحران و سیستم کنفرانس با کارشناسان ما تماس حاصل کنید. شماره تماس : 05137024

مرکز عملیات اضطراری (EOC) چیست؟

مرکز عملیات اضطراری یا EOC (Emergency Operations Center) یک فضای تخصصی و کاملاً مجهز است که در مواقع بحران مانند بلایای طبیعی، حوادث صنعتی یا تهدیدات امنیتی، به‌عنوان مرکز فرماندهی اصلی برای تصمیم‌گیری، هماهنگی و مدیریت بحران عمل می‌کند. این مرکز با بهره‌گیری از تجهیزات پیشرفته نظارتی، ارتباطی و تحلیلی، امکان کنترل کامل شرایط اضطراری و هدایت سریع واحدهای امدادی و عملیاتی را فراهم می‌سازد. وجود EOC در سازمان‌ها و نهادهای بزرگ، نقش مهمی در افزایش سرعت واکنش، کاهش خسارت و حفظ امنیت دارد.

EOC باید مجهز به فناوری باشد که بتواند موارد زیر را ارائه دهد:

• ارتباط سریع و مستقیم
• بهبود کار تیمی
• دسترسی سریع به اطلاعات
• حداکثر امنیت و قابلیت اطمینان
• فناوری 24 ساعته، با دوام و قابل اعتماد، سازگار با کاربر و کمک به بهینه سازی

3 نکته مهمی که در ساخت اتاق بحران باید در نظر بگیرید

• اتاق بحران باید در مکانی امن ساخته شود که افراد مختلف نتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
• این اتاق باید در 24 ساعت شبانه روز در دسترس باشد و در مکانی باشد که تیم قادر به مدیریت بحران باشد، بدون اینکه بر مدیریت عادی کسب و کار تأثیر بگذارد.
• ضروری است که تماس های مطبوعاتی در اتاق اصلی بحران برقرار یا دریافت نشود. این تماس ها برنامه ریزی را مختل می کنند و خطر شنیدن اطلاعات محرمانه یا تایید نشده توسط خبرنگاران وجود دارد. در صورت لزوم، یک مکان جداگانه برای جلسات توجیهی یا کنفرانس های مطبوعاتی برنامه ریزی کنید.
• فضای کارآمد: چیدمان اتاق باید به گونه‌ای باشد که جریان رفت‌وآمد را تسهیل کند و ارتباط کلامی و غیرکلامی را ممکن سازد
• امنیت فیزیکی: حفظ حریم خصوصی تصمیم‌گیرندگان از اهمیت بالایی برخوردار است. استفاده از سیستم‌های کنترل دسترسی و دوربین‌های مداربسته برای این منظور الزامی است
• تنظیم نور: نورپردازی اتاق باید به گونه‌ای باشد که افراد بتوانند به راحتی اطلاعات را مشاهده کنند و بر روحیه مثبت تأثیر بگذارد

میکروفون کنفرانس

در طراحی اتاق بحران، تجهیزات صوتی نیز اهمیت زیادی دارند. میکروفون‌ها باید با کیفیت بالا انتخاب شوند تا امکان برقراری ارتباط مؤثر فراهم شود:

• نوع میکروفون: انتخاب بین میکروفون‌کنفرانس سیمی یا بی‌سیم بسته به نیازهای خاص اتاق کنفرانس مهم است. میکروفون‌های بی‌سیم انعطاف‌پذیری بیشتری دارند اما نیاز به شارژ دارند، در حالی که میکروفون‌های سیمی اتصال ثابتی را ارائه می‌دهند.
• تعداد میکروفون‌ها: تعداد مورد نیاز میکروفون‌ها باید بر اساس اندازه اتاق و تعداد شرکت‌کنندگان تعیین شود تا همه اعضای فعال جلسه بتوانند صدا را منتقل کنند.
• سازگاری با سیستم‌های AV: اطمینان حاصل کنید که میکروفون‌ها با سیستم‌های صوتی و تصویری موجود سازگار باشند تا عملکرد مطلوبی داشته باشند.

با رعایت این نکات، اتاق بحران می‌تواند به یک مرکز مؤثر برای مدیریت شرایط بحرانی تبدیل شود.

تجهیزات اتاق بحران

• چندین اتصال برق و خطوط تلفن با بلندگوهای مستقیم برای هر بخش
• در صورت ایجاد اختلال در شبکه تلفن همراه، تلفن های ماهواره ای را در نظر بگیرید
• قابلیت کنفرانس تلفنی یا ویدئویی با کیفیت بالا به همراه دستورالعمل استفاده از آن
• سیگنال قوی تلفن همراه و شارژرهای یدکی برای برندهای اصلی تلفن همراه
• اتصالات شبکه و دسترسی به اینترنت بی سیم
• پروژکتور و صفحه نمایش، چاپگرها، لپ تاپ ها (در حال دسترسی به سرور اصلی اما از پیش بارگذاری شده با اسناد بحران)
• تلویزیون و دستگاه های ضبط با دسترسی به کلیه ایستگاه های اصلی زمینی و ماهواره ای
• تخته های سفید بزرگ

اصول طراحی اتاق بحران

در طراحی اتاق بحران باید کاملا دقیق و هوشمندانه عمل کرد تا برای مواقع بحرانی کاملا آماده و مجهز باشد. در این اتاق ها داده ها، تصاویر و اطلاعات از محیط خارج جمع آوری شده و بر روی مانیتورهای بزرگ یا صفحه نمایش کامپیوتر اجرا می شوند. همچنین ممکن است از کنفرانس ویدیویی برای برقراری تماس با همکاران خارجی یا کسانی که نیاز به اتصال از راه دور دارند استفاده شود. علاوه بر این موارد یک سیستم تجسمی و صوتی با کارایی بالا و همچنین مبلمان ارگونومیک نیز ممکن است مناسب باشد، تا رفاه همه را تضمین کند، زیرا جلسات در این نوع اتاق ها با توجه به نوع بحران معمولا طولانی است.

در این اتاق ها میز باید به صورت سفارشی طراحی شود و ظرفیت پذیرش تعداد متغیری از افراد را داشته باشد. همچنین باید تمام عناصر لازم از اتصالات و تجهیزات مانند مانیتور کنفرانس و میکروفون رومیزی را داشته باشد تا بهترین تصمیم گرفته شود. این فضا برای نظارت، اتخاذ تصمیمات طراحی شده است، بنابراین باید عواملی مانند قابلیت اطمینان، ایمنی، انعطاف پذیری، راحتی، ارگونومی و عملکرد را در نظر بگیرید.در نهایت، محرمانگی همیشه باید تضمین شود زیرا کلید همه شرایط بحرانی است. فناوری نصب شده در این اتاق باید حداکثر امنیت و قابلیت اطمینان را تضمین کند تا هیچ اطلاعات محرمانه ای از چهار دیواری آن به بیرون درز نکند.