اتاق کنفرانس فضایی است که میتواند شامل ده یا صدها نفر کارمند باشد. به همین خاطر راه اندازی سالن کنفرانس از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. لازم است که در انتخاب وسایل، تجهیزات و چینش آنها دقت زیادی به عمل آید تا تعامل افراد با یکدیگر به خوبی انجام شود و همگی به امکانات صوتی و تصویری دسترسی داشته باشند. در این نوشته قصد داریم تا انجام این کار را در 7 گام ساده برای شما توضیح دهیم.
چیدمان و اهمیت آن در راه اندازی سالن کنفرانس
چیدمان بر این اساس شکل میگیرد که افراد داخل آن فضا میخواهند چه کاری انجام دهند. برای مثال اگر اتاق شما برای دورهمی های کارمندان یک استارتاپ است، آنگاه چیدمانش با اتاقی که برای سیاستمداران تعریف شده است، متفاوت خواهد بود. یکی از بهترین انتخاب ها راه اندازی سالن کنفرانس به شکل U است. در این چیدمان شرکت کنندگان در خارج از میز نشسته و فضای بالای U که خالی است، برای قرار گرفتن وایت برد یا ویدئوپروژکتور در نظر گرفته می‌شود. همچنین دوربین اتاق کنفرانس را هم می‌توان در این بخش قرار داد.
مبلمان و صندلی
اگر قرار است که چندین اتاق کنفرانس داشته باشید، بهتر است که آنها را از نظر بصری متفاوت طراحی کنید تا افراد آنها را با یکدیگر اشتباه نگیرند. مانند سایر مبلمان اداری، در طراحی سالن جلسات، مبل ها و صندلی ها بایستی ارگونومیک باشند به طوری که به راحتی بتوان برای مدت زمان طولانی روی آن نشست. با این که مبلمان گران قیمت می‌توانند اتاق کنفرانس شما را باشکوه نشان دهند اما گزینه های ساده تر هم وزن کمتری دارند و هم در جابه جا شدن مشکلی ایجاد نخواهند کرد.
تجهیزات مورد نیاز در راه اندازی سالن کنفرانس
در ساخت سالن کنفرانس علاوه بر چیدمان صندلی ها و میزها بایستی به فکر تهیه تجهیزات فنی مناسب برای میزبانی کنفرانس های مجازی نیز بود. تجهیزات سالن کنفرانس شامل تلویزیون استاندارد برای نمایش ارائه و سیستم ویدئویی و صوتی قوی است. دوربینی که بتواند حدود 120 درجه را پشتیبانی کرده و تلویزیونی که زاویه دید گستردهای داشته باشد برای طراحی سالن جلسات ضروری است. تخته های سفید هوشمند که به رایانه متصل میشوند و قابلیت نوشتن روی آن نیز وجود دارد می تواند بسیار مناسب باشد. با این حال به عنوان یک کسب و کار کوچک تهیه چنین تخته های هوشمندی میتواند از توان شما خارج باشد. بنابراین بایستی تجهیز سالن کنفرانس را بر اساس بودجه خود انجام دهید.
ابزارهای تماس
وقتی صحبت از یک جلسه کنفرانس می‌شود، ابزارهای تماس میتواند تاثیر زیادی روی کیفیت این تجربه داشته باشند. به طور سنتی از تلفن های فیزیکی برای تماس استفاده می‌شود. خرید یا پیکربندی این تلفن ها میتواند چالش های زیادی داشته باشد و در عین حال کارآمدی چندانی نیز از خود نشان ندهد. تلفن های ویپ گزینه مناسبی است. به این خاطر که امکانات فراوانی داشته و نیاز به تجهیزات نیز نخواهد داشت. شما با استفاده از تلفن همراه خود نیز میتوانید از این تلفن های استفاده کنید.
قابلیت دسترسی
پیش از هر چیز نیاز است که حتما نام یا شماره اتاق در روی در و داخل آن قرار داده شود تا افراد بتوانند به سرعت و به راحتی اتاق کنفرانس مدنظر خود را تشخیص دهند. به طور کلی متفاوت بودن دکوراسیون و طراحی و ساخت سالن کنفرانس باعث می‌شود که تشخیص آنها از یکدیگر آسان شود.
در مورد قرار دادن وایت برد، صفحه نمایش، تلویزیون، دوربین و … نیز دقت کنید. شاید قرار دادن این وسایل در یک بخش خاص به خاطر زیبایی یا هر دلیل دیگری شما را وسوسه کند. اما یادتان باشد که این ابزارها بایستی در ارتفاع و جای مناسب نصب شوند تا همه افراد بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
همچنین لازم است که درها و ورود ی ها نیز راه اندازی سالن کنفرانس مورد توجه قرار بگیرند. درها و گذرگاه ها بایستی به اندازه کافی عریض باشند تا افرادی که ویلچر دارند نیز بتوانند از آن عبور کنند. به فضای بین مبلمان نیز توجه کنید تا افراد بتوانند به راحتی بین آنها جابجا شوند.
تعیین قوانین
برای اطمینان از اینکه هر جلسه در اتاق کنفرانس به درستی برگزار می‌شود میتوانید مجموعه ای از قوانین و دستورالعمل ها را نیز تعیین کنید تا افراد بر اساس آن عمل کنند و با اصول اولیه استفاده از فضای مشترک آشنا شوند. بعد از راه اندازی سالن کنفرانس میتوانید مواردی مانند اطلاعات شبکه، رمز وای فای، روش های رزرو اتاق، شماره تماس با پشتیبانی و … را روی دیوار نصب کنید تا همه نسبت به آن مطلع شوند.
نورپردازی
اجرای سالن کنفرانس به این معناست که شما در حال طراحی سالنی هستید که قرار است ایده ها ، راه‌حل ها و نظرات در آنجا متولد شوند. به همین خاطر بایستی به نور و روشنایی این فضا توجه بسیار زیادی داشت. نورپردازی نقش به سزایی در افزایش بهرهوری و تمرکز دارد. با بهبود تمرکز، افراد حاضر در یک اتاق بدون توجه به مدت زمانی که گذشته می‌توانند توجه خود را حفظ کرده و در بحث ها به طور فعالانه شرکت کنند و ایده های بهتری را مطرح نمایند.
نورپردازی یک اتاق کنفرانس بازتابی از فرهنگ یک شرکت است. نور ناکافی و سوسو زدن میتواند باعث اختلالات چشمی و سردرد شود. توجه به دمای رنگ بسیار مهم است. در طراحی سالن کنفرانس معمولی دمای رنگ از 2700K تا 3000K بهترین است. برای تمرکز بهتر و تنظیمات رسمی تر، دمای خنک از 3500 k تا 6500 k را انتخاب کنید. لامپ های فلورسنت و رشته‌ای دمای ثابتی دارند. LEDها می‌توانند تنظیمات دمای رنگ قابل تنظیم داشته باشند و استفاده از آنها راحت تر خواهد بود.
به طور کلی گزینه های زیادی برای روشنایی اتاق وجود دارد که از جمله آن ها می‌توان به LED، فلورسنت و لامپ رشته ای اشاره کرد. به طور کلی LEDها در این زمینه پیشتاز هستند به این خاطر که به وسیله آنها سفارشی سازی های زیادی می‌توان انجام داد و قابلیت کار تا 50000 ساعت را هم دارند.
سخن پایانی
راه اندازی سالن کنفرانس به این معناست که قرار است در قلب این فضا همکاری شکل بگیرد. پیدا کردن ترکیب مناسب از تجهیزات و نورپردازی میتواند سهولت و راحتی را تامین کند. صدرا ایرانیان یکی از شرکت های بزرگ کشور در زمینه راه اندازی سالن کنفرانس و انواع استودیو است. شما می توانید برای تجهیز سالن کنفرانس خود به این مجموعه مراجعه کنید. همچنین اگر نیاز به استعلام قیمت سیستم صوتی اتاق کنفرانس دارید هم میتوانید از طریق همین لینک وارد سایت آن شوید.
